運用事例

仕事に必要なデータが会社にしか無い!

A社のBさんは営業活動を主としているために、外出が多くなっています。

そのために、営業先での打合せの前には企画書や見積書等の必要書類を準備して出かけていました。

しかし、客先での打合せ中に客先の責任者から別に進めていた案件が急に進展したとのことでそれの進捗状況の報告と資料の提出を求められました。

その案件の資料は、社内の共有サーバーへ保存してあることから社内にいる社員にメールで送ってもらおうとしましたが資料が見つからないとのこと。

外出先からは、共有サーバーにはアクセスできず、後日報告、提出ということになってしまいました。スピードが求められるいるのにも関わらず回答できないどころか、社内の管理体制の不備も露呈してしまいました。

 

Knowledge Holder(ナレッジホルダー)が解決します。

 

ナレッジホルダーをインストールしたPCにデータを保存するだけで、自動的にサーバーへバックアップされます。

そのため、社員全員で共有する事が可能になります。

社内だけではなく社外で保存したデータも瞬時に共有できるため、データを送受信する手間が省けます。

また、ファイル名だけではなく、ファイルの内容まで検索できるほかPDFデータも検索できるため、スキャナーで読み取った画像の検索まで可能になります。

インターネットに接続できる環境にあれば、必要なデータを瞬時に入手する事が可能になり、スピードが求められるビジネスシーンに活用することできます。

報告・連絡・相談が徹底されていない

上司が忙しく社内にいないため日報を書いても上司の机の上に山積みなり、さらに紛失。

企画書や見積書、報告書を確認してもらいたいが、メールは、受信件数が多く見逃してしまうことが多いらしく電話で報告や相談をしようとしても移動中などで連絡がつかない事があり、仕事が進まないことが多々ありました。

また、外出先で上司からあの案件はどうなった、見積書をすぐ送って欲しい等の連絡をもらっても対処出来ないこともありました。

それらが重なり顧客への提案が遅くなり、他社に仕事を取られてしまう事になってしまうこともありました。

 

Knowledge Holder(ナレッジホルダー)が解決します。

 

ナレッジホルダーをインストールしたPCはデータを保存するだけで、自動的にサーバーへバックアップされるため社員全員で共有する事が可能になります。

マイページを見るだけで報告・連絡・相談がスムーズに行えます。PCで作業した内容が自動で日報として登録されます。

また、保存されたデータには、コメント機能があり、「確認済み。〇日までに提出して下さい」「〇〇の箇所を修正して下さい」のようなコメントを残すことができそれらをマイページで確認する事が可能になります。

外出先で欲しいデータもマイページから検索、ダウンロードができるようになり、移動中や打合せ中での修正も可能になります。作業効率がアップしてビジネスチャンスを活かせます。

退職者のデータはどこにあるんだろう?

C社の社員が急に退職してしまいました。

そこで引き継ぎをすることもなく退職してしまった社員の仕事をする事になったAさんは、PCの前に座り仕事をしていましたが、ある時、上司から退職者が以前に作成した報告書を今日中に提出するようにと指示を受けました。

C社では、作成した報告書や見積書等は社内の共有サーバーに保存しておくようにしていましたが、サーバ内のどこを探しても保存された報告書が見つかりませんでした。

退職者は自分のローカルPCのみで保存していたようで共有サーバーには、保存されていませんでした。そのため、一から報告書を作成することになってしまいました。

 

Knowledge Holder(ナレッジホルダー)が解決します。

 

ナレッジホルダーをインストールしたPCはデータを保存するだけで、自動的にサーバーへバックアップされ社員全員で共有する事が可能になります。

また、ファイル検索は、ファイル名でしかでしか検索できませんでしたが、ナレッジホルダーはファイルの内容まで検索できるため、より迅速で詳細な検索が行えるようになります。